Wie gelangt man zu einer vollständigen und effizienten Baustellendokumentation? In diesem Leitfaden werden wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie den Überblick behalten und sicherstellen, dass jedes Detail Ihres Bauprojekts richtig erfasst wird.

1. Vorbereitung:

  • Legen Sie fest, welche Aspekte der Baustelle dokumentiert werden müssen.
  • Bestimmen Sie die notwendigen Formulare und Dokumentationstools (z.B. mit der JobDoku-Handwerkersoftware).

2. Arbeitsfortschritt dokumentieren:

  • Halten Sie den aktuellen Baufortschritt fest, z.B. durch Fotos, Videos, Audios, Dokumente oder schriftliche Notizen.
  • Dokumentieren Sie besondere Ereignisse oder Probleme.

3. Arbeitsjournal:

  • Führen Sie ein tägliches Logbuch über die Baustelle. Notieren Sie darin:
    • Welche Teams/Personen vor Ort waren.
    • Welche Arbeiten durchgeführt wurden.
    • Welches Material geliefert oder verbraucht wurde.
    • Wetterverhältnisse, falls relevant.
    • Eventuelle Vorfälle oder Besonderheiten.

4. Fotos und Videos:

  • Machen Sie regelmäßig Fotos und Videos von der Baustelle, um den Fortschritt und eventuelle Probleme zu dokumentieren.
  • Achten Sie darauf, dass die Bilder und Videos datiert und beschriftet sind.

5. Sicherheit und Vorschriften:

  • Dokumentieren Sie regelmäßige Sicherheitschecks und Sicherheitsunterweisungen.
  • Halten Sie fest, wenn Sicherheitsausrüstung getragen wurde oder wenn bestimmte Sicherheitsprotokolle eingehalten wurden.
  • Bewahren Sie alle Unterlagen zu Baugenehmigungen und -vorschriften auf.

6. Material und Lieferungen:

  • Führen Sie ein Lagerjournal, in dem Sie alle Materiallieferungen und -verbräuche dokumentieren.
  • Bewahren Sie alle Lieferscheine und Rechnungen auf.

7. Kommunikation:

  • Halten Sie alle schriftlichen Kommunikationen in Bezug auf die Baustelle fest, sei es per E-Mail, Brief oder in einem Meeting-Protokoll.
  • Dokumentieren Sie Entscheidungen und Anweisungen.

8. Software und Apps:

  • Nutzen Sie spezielle JobDoku-Handwerkersoftware mit App und GPS, um den Überblick zu behalten und den Dokumentationsprozess zu erleichtern.
  • Sichern Sie alle digitalen Daten regelmäßig.

9. Abschlussdokumentation:

  • Stellen Sie am Ende des Projekts eine Abschlussdokumentation zusammen, die den gesamten Bauprozess von Anfang bis Ende darstellt.
  • Dies kann für zukünftige Projekte, Rechtsfragen oder zur allgemeinen Referenz nützlich sein.

10. Aufbewahrung:

  • Bewahren Sie alle Dokumente, Fotos und Videos sicher auf. Dies kann physisch in Ordnern oder digital auf einem sicheren Server oder in einer Cloud sein.
  • Beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Das richtige Dokumentieren einer Baustelle kann zeitintensiv sein, ist aber eine wichtige Aufgabe, um den Projektfortschritt zu verfolgen, die Sicherheit zu gewährleisten und eventuellen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Es lohnt sich also, in diesen Prozess Zeit und Mühe zu investieren.